Mapping and analysis of the patient flow at the Department of Oral & Maxillofacial Surgery at Linköping University Hospital : Suggestions on how to reduce waiting time for patients at the Department of Oral & Maxillofacial Surgery at Linköping University Hospital

摘要

Käkkirurgen vid Linköpings Universitetssjukhus (US) är en sektion som under några år har brottats med en kraftig ökning av antalet patienter som placeras i kö för att få vård hos dem. Enheten har gjort en del satsningar för att minska kön till att få komma till nybesök, bland annat har personal kallats in för att arbeta under helger och kvällar och under perioder med färre bokningar har de gjort förfrågningar hos ett större antal patienter från kön för att se vilka som fortfarande varit intresserade av att få vård. De patienter som så önskat har sedan bokats in för ett besök. De satsningar som gjorts ser vid en första anblick ut att minska antalet patienter i nybesökskön men det som verkligen händer är att balansen i den dagliga verksamheten rubbas och effekten blir i slutändan motsatt. När ett större antal patienter behandlas ökar också antalet återbesök och dessa återbesök gör i sin tur att de nya patienter som söker vård inte har möjlighet att få en tid hos Käkkirurgen, tiderna är redan bokade och patienten placeras i kö.Kö är i sig själv en källa till att kön växer och Käkkirurgens personal behöver förstå vad de kan och bör göra för att minska och helst eliminera köuppbyggnaden. Under våren 2015 var kön omkring 1500 personer och genomloppstiden från det att remiss ankommer till Käkkirurgen fram till dess att patienten kommer på sitt första besök, kötiden till nybesök, var upp till 21 månader. Det här är ett problem och syftet med denna rapport är därför att ge Käkkirurgen förslag på hur genomloppstiden för patienterna kan förkortas.För att kunna ge förslag på förbättringar utan att riskera att det leder till suboptimering har en kartläggning gjorts av patientärendenas steg genom Käkkirurgen. Kartläggningen synliggjorde hur de olika delarna i flödet hänger ihop och påverkar varandra och genom den analys som sedan gjordes identifierades bland annat ett antal informationsbrister. Dessa brister påverkar patienternas genomloppstid och kan bidra till att problem som kunnat upptäckas tidigt i flödet istället uppdagas först när det blir dags för patienten att undersökas och eventuellt också behandlas. Om problemen då visar sig vara av sådan art att undersökningen eller behandlingen måste ställas in finns det inte längre möjlighet för Käkkirurgen att fylla den tid som frigörs och kapacitet går då till spillo samtidigt som patienten måste bokas in vid ett senare tillfälle. Därmed genereras ett besök som hade kunnat undvikas.Ett arbetssätt som visat sig fungera mycket väl när det kommer till att undvika köer är att hålla en lagom och jämn nivå på tillgänglig kapacitet, det vill säga besöks- och behandlingstider. De tider som finns används sedan till att på daglig basis bemöta det befintliga behovet. Varje patient som hör av sig ska ha möjlighet att träffa en läkare så snart patienten själv önskar, företrädelsevis inom ett till två dygn, oavsett sökorsak. Kanske låter det otroligt men litteraturen visar på ett flertal olika kliniker och mottagningar där detta har införts och det har visat sig fungera mycket väl. Arbetssättet kallas närtidsaccess och en viktig förutsättning för detta är att kapaciteten är tillräcklig för att kunna möta det dagliga behovet vilket verkar vara fallet hos Käkkirurgen.För att Käkkirurgen ska nå fram till en genomloppstid på ett par dagar behöver de först och främst lyfta blicken och se helheten. Genom att se helheten blir det möjligt att undvika suboptimering och resurser kan därmed användas på ett effektivare sätt. Steg två är att förbättra informationsflödet. Genom ett förbättrat informationsflöde kan andelen avbokningar, ombokningar och uteblivningar minska vilket leder till färre antal återbesök. Med färre återbesök frigörs tider för nybesökspatienterna och därmed minskar kön. När kön är borta finns förutsättningar för Käkkirurgen att arbeta enligt närtidsaccess, patienten kan alltså få en tid så snart denne själv önskar.